مدیریت موجودی به روش ABC، یک رویکرد جهت شناسایی و بهینه‌سازی کالا و یا به عبارتی محصولات پر فروش بر اساس اهمیت اقتصادی آن‌ها می‌باشد: در این روش دسته A با ارزش‌ترین دسته و دسته C کم ارزش‌ترین دسته خواهد بود.
این طبقه بندی که به عنوان کنترل موجودی انتخابی نیز شناخته می‌شود، این واقعیت را برجسته می کند که همه محصولات از ارزش یکسانی برخوردار نیستند. بیشتر توجه باید بر روی محصولات سودآورتر (با ارزش تر) قرار بگیرد، که این توجه شامل میزان تولید، سطح موجودی، استراتژی بازاریابی، جذب مشتری و خدمات به مشتری می‌شود.
این روش صرفا به سه دسته اشاره نمی‌کند و می‌توان با توجه به سیاست‌ها و استراتژی‌های موجود، تعداد دسته‌بندی‌ها را افزایش داد. اما پیشنهاد می‌شود که تعداد دسته‌ها از 10 عدد بیشتر نشود.
کنترل موجودی چیست؟
کنترل موجودی (Inventory Control) و مدیریت مواد (Material Management) از عملیات‌های اصلی زنجیره تامین هستند. به عبارت ساده تر، کنترل موجودی شامل فعالیت‌هایی می‌شود که میزان موجودی مواد را در زمان نیاز تضمین می‌کند. برای مثال اگر بخواهیم 1000 عدد محصولی را در 1 ماه آینده تولید کنیم و هر محصول به چهار عدد پیچ نیاز داشته باشد، انباردار باید مطمئن باشد که از پیچ مورد نظر دست کم به میزان 4000 عدد در انبار موجود است.
کنترل موجودی فرایندی است که طی آن به میزان رسید به انبار، میزان خروج از انبار، نحوه چیدمان و جانمایی آن در انبار، برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد برای تولید و میزان بهینه نگهداری مواد، توجه می‌شود.
یک روش ابتدایی و البته دقیق برای مشخص نمودن تعداد موجودی هر کالا، شمارش آن به عبارتی انبارگردانی است. در این روش، انبار مورد نظر برای دوره انبارگردانی بسته شده (ورود و خروج کالا ممنوع می‌شود) و تمامی کالاهای آن مورد شمارش قرار می‌گیرد و این کار تا پایان شمارش تمامی کالاها ادامه می‌یابد. با توجه به حجم، تعداد و تنوع کالاها ممکن است این فرایند از چند ساعت تا چند روز به طول انجامد. بدیهی است اگر این انبار یک انبار مهم مانند انبار مواد اولیه باشد، ممکن است بر روی تولید نیز اثر گذاشته و آن را مختل کند. توقف تولید هزینه‌ای دارد و هزینه آن در بیشتر مواقع بسیار زیاد است. بنابراین روش شمارش دقیق گاهی بسیار گران قیمت بوده و توجیه اقتصادی ندارد. بنابراین شاید روش‌های دیگری باشد که ضمن کاهش منابع درگیر، به روز بودن موجودی انبارها را تضمین کند.
یادمان باشد! انبارگردانی و شمارش کالا همچنان تنها روش دقیق تعیین موجودی کالاهاست. از این روش خوب در انبارگردانی‌های پایان سال مالی استفاده می‌شود و تنها روش مورد تایید حسابرسی است.
روش ABC یک روش شناخته شده برای کنترل موجودی و اولویت‌بندی کالاها بر اساس اهمیت آن‌هاست. در این نوشته تلاش می‌کنیم این روش را به صورت کامل بررسی نماییم.
طبقه‌بندی در تجزیه و تحلیل ABC
تحلیل ABC یک روش طبقه‌بندی کالاها بر اساس ارزش و اهمیت آن‌ها است. با توجه به استراتژی‌های مختلف موجود در شرکت، ممکن است طبقه‌بندی به روش‌های مختلفی انجام بگیرد. برای نمونه ممکن است ملاک دسته‌بندی محصولات میزان فروش آن‌ها باشد، کالاهای با فروش بالاتر با اهمیت تر شناسایی می‌شوند، ملاک دیگر دسته‌بندی برای مواد اولیه می‌تواند ارزش ریالی آن‌ها باشد، بی‌شک موجودی کالای گران‌تر برای یک شرکت، از موجودی پیچ به عنوان کالای بی ارزش مهمتر است.
یادمان باشد! برخی از پیچ‌ها استراتژیک هستند و صرف ماهیت یک کالا نباید ملاک ارزش گذاری آن باشد.
برای اجرای بهتر روش ABC، می‌بایست یک سری پارامتر مورد توجه قرار گیرد. این پارامترها کمک می‌کند تا طبقه‌بندی دقیق‌تری برای مواد ایجاد شود:
- تعداد دسته‌ها.
- یک واحد مشخص برای اندازه‌گیری وزن هر قلم کالا (آیتم).
- بازه‌ی زمانی اندازه‌گیری.
- تعیین درصد مشخص برای هر دسته.
اولین چیزی که باید مشخص شود این است که برای گروه کالاها مورد نظر خود می‌خواهیم چند دسته یا طبقه تعریف کنیم. متداول‌ترین روش سه دسته A، B و C را پیشنهاد می‌دهد. به ترتیب، A کالاهای با ارزش بالا و C کالاهای با دسته پایین‌تر را شامل می‌شود.
برای سنجش ارزش کالاها باید یک واحد اندازه‌گیری مشخص در نظر گرفته شود. این واحد اندازه‌گیری مبنای محاسبه ارزش و در نهایت مشخص کننده دسته قرارگیری کالا می‌باشد. برای نمونه، می‌توان ارزش ریالی یک واحد کالا را به عنوان واحد اندازه‌گیری مشخص نمود و یا ممکن است در موردی دیگر ارزش ریالی کل موجودی یک کالا (تعداد × ارزش ریالی یک واحد) مبنای سنجش باشد.
سومین پارامتر مهم در این روش، بازه زمانی اندازه‌گیری می‌باشد. این بازه زمانی مشخص می‌کند که داده‌های مورد استفاده برای محاسبه ارزش مربوط به چه تاریخی است. برای نمونه در نظر بگیرید که می‌خواهیم ارزش ریالی خرید یک کالا را مبنای دسته‌بندی قرار دهیم، برای این کار مهم است که تاریخ سه ماهه اخیر یا شش ماهه اخیر مبنا قرار بگیرد و میانگین نرخ خرید در سه ماهه گذشته برای هر کالا محاسبه شود. قیمت‌های خیلی قدیمی ممکن است میانگین را تحت تاثیر قرار داده و دسته‌بندی را فاقد اعتبار کند.
در نهایت می‌بایست برای هر دسته یا کلاسه کالا یک درصد مشخص تعیین شود. برای نمونه پس از ارزش گذاری کالاها، همه موارد از بیشترین ارزش تا کمترین ارزش مرتب شده و سپس با توجه به درصدهای تعیین شده گروه‌بندی انجام شود. ده درصد نخست گروه A، بیست درصد بعدی گروه B و هفتاد درصد باقی مانده در گروه C قرار می‌گیرند.
همه این پارامترها باید به صورت شفاف تعریف شده و در اختیار تمامی افراد مجموعه به ویژه انبارداران و افرادی که مستقیم با موجودی سر و کار دارند قرار بگیرد.
نکته مهم دیگر در اجرای روش ABC، این است که می‌توان برای انبارهای مختلف یا انواع موجودی‌ها یک دسته‌بندی مناسب مشخص کرد. برای مثال موجودی محصولات بر اساس میزان فروش (تعداد فروش × ارزش ریالی) طبقه‌بندی شوند. اما برای قطعات یدکی تجهیزات تولید، میزان خسارت ناشی از کمبود یک قطعه، می‌تواند اساس طبقه‌بندی قرار بگیرد.
اصل پارتو و ارتباط آن با روش کنترل موجودی بر مبنای ABC
کنترل موجودی به روش ABC یک روش مبتنی بر مشاهده است. به عبارت ساده‌تر بر اساس داده‌های تاریخی موجود و میزان اهمیت کالا، می‌توان دسته‌بندی‌ها را مشخص نمود. اما اگر بخواهیم، در این روش یک مبنای مناسب برای درصد بندی گروه‌های مشخص کنیم، می‌توانیم از اصل پارتو کمک بگیریم.
همانطور که در تعریف اصل پارتو آمده است، می‌توان نتیجه گرفت که 80 درصد ارزش موجودی انبارها در 20 درصد کالاها قرار می‌گیرد. این بدان معناست که اگر موجودی 20 درصد از کالاها را به صورت دقیق تحت نظر قرار دهیم، از 80 درصد دارایی خود به خوبی مراقبت کرده‌ایم.
اصل پارتو (که به عنوان قانون ۸۰/۲۰ یا قانون اقلیت‌های حیاتی نیز شناخته می‌شود) بیان می‌کند که برای بسیاری از رویدادها، تقریباً ۸۰٪ اثرات از ۲۰٪ علل ناشی می‌شوند. جوزف م. جوران، مشاور مدیریت، این اصل را مطرح کرد و این اصل را بخاطر اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو (به انگلیسی: Vilfredo Federico Damaso Pareto)، پارتو نامگذاری کرد.
توضیحات بیشتر در ویکی‌پدیا اصل پارتو
همانطور که در بالاتر هم به آن اشاره شد، بهتر آن است که برای دسته‌بندی از گروه‌های سه تایی استفاده شود، اما اصل پارتو به دو گروه اشاره دارد، ما از اصل پارتو کمک می‌گیریم تا گروه‌بندی مناسب خود را شکل دهیم:
- ده درصد در گروه A
- بیست درصد در گروه B
- هفتاد درصد در گروه C
یادمان باشد! این گروه‌بندی پیشنهادی است و هیچ قانون مشخصی در این مورد وجود ندارد.
استفاده و بهره‌گیری از روش تجزیه و تحلیل ABC
اطلاع از موجودی کالاها، در تصمیم‌گیری‌ها مربوط به زنجیره تامین همچون خرید، چیدمان، مصرف و نوع گردش کالاها در انبار استفاده می‌شود. همانطور که پیشتر هم به آن اشاره شد، در روش شمارش دقیق، زمان و منابع زیادی صرف این موضوع می‌شود. اما تجزیه و تحلیل ABC می‌تواند به صورت قابل توجهی در زمان و منابع صرفه جویی کند.
الف) به روز نگه داشتن موجودی اقلام مهم
یکی از موارد استفاده از این روش، شمارش و انبارگردانی سریع و دوره‌ای است. بسیاری از شرکت‌ها برای کنترل موجودی خود از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنند اما گاهی خطاهای انسانی و یا قطعی برق سبب از دست رفتن داده می‌شود. زمانی که جریان فیزیکی کالا و جریان اطلاعاتی آن در سیستم به صورت همزمان انجام نشود، برخی از داده‌ها گم شده و از دست می‌رود. برای نمونه، شبکه داخلی مجموعه‌ای قطع شده است اما فرایند تولید همچنان برقرار است، در این زمان کالایی به سالن تولید منتقل می‌شود اما انباردار امکان ثبت آن را در سیستم ندارد، اگر بعد از برقراری شبکه این اطلاعات ثبت نشود، موجودی سیستمی مطابق با موجودی فیزیکی نخواهد بود. این موضوع در انبارهایی که دارای تراکنش‌های بالایی هستند بسیار مهم است. در این حالت توصیه می‌شود که موجودی کالاهای دسته A به صورت روزانه و حتا چند ساعت یکبار شمارش شده و با موجودی سیستم تطبیق داده شود.
یادمان باشد! موجودی دسته A با ارزش ترین دارایی شرکت به حساب می‌آید.
از سوی دیگر سفارش به هنگام اقلام دسته A بسیار با اهمیت است. اگر ملاک دسته‌بندی ما برای مواد اولیه کالاهای استراتژیک باشد، باید مراتبی اتخاذ شود که همیشه ذخیزه اطمینانی از آن کالا در انبار موجود باشد، در غیر این صورت ممکن است کمبود موجودی سبب توقف خط تولید شود.
ب) اختصاص جانمایی بهتر، امن‌تر و با امکان دسترسی آسان جهت شمارش
بی‌شک بهترین جای انبار می‌بایست به با ارزش‌ترین کالاها اختصاص یابد. برخی مواد اولیه در برخی صنایع هستند که بسیار ارزشمندند، برای نمونه در صنعت ساخت لامپ و چراغ، قطعات الکترونیکی ارزش بالایی دارند و ابعاد این قطعات بسیار کوچک است، با شناسایی این موارد می‌توان یک اتاقک با شرایط امنیتی و نگهداری بهتری فراهم نمود. از طرفی جانمایی درست، بر روی دسترس پذیری و شمارش کالاها تاثیر بسزایی دارد، بی‌شک همه انبارها دارای محدودیت هستند، بنابراین اگر دسته A به درستی شناسایی شود، چیدمان آن‌ها هم در بهترین نقطه انبار انجام خواهد شد.
پ) تخصیص بودجه مناسب جهت خرید و انبارش کالاها
جریان نقدی در گردش، شریان اصلی هر کسب و کاری است. اگر منابع مالی به کالاهای درستی اختصاص نیابد ممکن است باعث بلوکه شدن سرمایه و ایجاد بحران‌های مالی شود. برای مثال، مهم است که کالاهای گران‌قیمت به تعداد لازم در زمان تولید موجود باشند، موجودی بیش از حد کالای گران‌قیمت سبب خواب سرمایه خواهد شد.
روش پیشنهادی جهت استفاده از تجزیه و تحلیل ABC در انبارگردانی
بعد از آنکه برای کالاها و انبارهای مختلف دسته‌بندی ABC ایجاد شد، پیشنهاد می‌شود به روش زیر شمارش دوره‌ای و انبارگردانی سالیانه طرح ریزی شود.
قانون شماره یک: کالاهای دسته A به صورت روزانه و ساعتی شمارش شود. تمامی عوامل کارخانه باید به موجودی این کالاها حساس باشند. اگر روش تولیدی به گونه‌ای است که همیشه مقداری ماده اولیه در پای کار تولید انباشت می‌شود، می‌بایست این موارد نیز به دقت شمارش شده و به درستی چیدمان شود.
قانون شماره دو: با توجه به سیاست مجموعه، کالاهای دسته B به صورت هفتگی یا ماهانه شمارش شده و موجودی آن چک شود.
قانون شماره سه: کالاهای دسته C را به صورت سالانه و همزمان با انبارگردانی سالانه انجام دهید، این مواد کمترین ارزش و بیشترین تعداد را دارند، شمارش دقیق آن‌ها زمان زیادی از شما می‌گیرند و به طور متوسط هزینه این شمارش از هزینه کل موجودی فراتر خواهد رفت.
یادمان باشد! وقتی از هزینه صحبت می‌شود باید تمامی انواع هزینه را در نظر گرفت، گاهی بسیاری از هزینه‌ها پنهان هستند و در درجه نخست از محاسبات پنهان می‌مانند.